オフィス移転のスケジュール


オフィス移転のスケジュールについて

オフィス移転のスケジュールでは、オフィス・事務所を移転するにあたっていつまでに何をすればよいのか、ということを分かりやすく説明していきます。オフィス移転はしっかりとした計画(プラン)をたてて、効果的な移転を実現しましょう。

ここではオフィスの移転・開設計画の立案から移転当日までのスケジュールを抑えます。

オフィス移転までの大まかなスケジュール

オフィス移転に伴う大まかなスケジュール
移転・開設6ヶ月前 解約予告
移転計画の立案
オフィスビルの選定開始
移転・開設4ヶ月前 移転先オフィスの仮決定
移転・開設3ヶ月前 移転先オフィスの契約
移転先オフィスに必要な新しい備品ピックアップ
移転・開設1ヶ月前 社内外印刷物の変更
移転に関する取引先への通知作成
移転による社員交通費などの計算
移転・開設1ヶ月以内 官公庁などへ移転の届出
金融機関へ移転の届出

 

ステップ1-:移転計画の立案・確認

移転を予定する6ヶ月くらい前には移転計画を立て始めましょう。現オフィスの契約書の確認の他、新オフィスに対して求める役割や立地などを大まかでもかまいませんので決めていきましょう。また、これに合わせてオフィスビルを仲介する不動産仲介業者などに物件資料などを請求しましょう。
解約予告の確認
オフィス移転計画の骨子作成
オフィスビルの情報収集開始

 

ステップ2-:新オフィスの決定・契約事項の確認

具体的な物件を探し契約の前段階に入りましょう。それらの物件についての契約条件(賃料、共益費、フリーレント、契約期間、環境設備)などを細かくチェックしていきましょう。また、この際、オフィス移転による社員のモチベーションアップやより効率的に仕事ができるための環境作りを視野にプランニングを行っていきましょう。
物件の下見
移転計画のブラッシュアップ
オフィスビルの内定と審査・契約内容の確認・交渉

 

ステップ3-:オフィス決定後の各種計画

具体的なオフィスが決定したら、オフィスの内装等に関する作業が必要となります。パーティションや打ち合わせスペース、休憩スペースなど社員の数や取引先の多さなどに応じて適切なオフィスプランニングを行います。また、大掛かりな工事が必要となるような場合には業者から相見積もりをとるなどを行います。インターネット光回線などが必要な場合工事に1ヶ月以上かかることがありますので、事前に打ち合わせを行ないましょう。
オフィスレイアウト案の構築
引越し業者の比較および決定
電気・通信などに関する移転事項

 

ステップ4-:移転に伴う手続きの確認

オフィス移転1ヶ月前程度からは引越やその後の手続きなどをスムーズに行うためのチェックリストを作成しましょう。官公庁の他、自社の取引先などに対する対応・対策も重要となります。
官公庁(行政)への移転届出の確認
取引先への通知の作成・発送準備
社内印刷物等の変更・発注
・引越業者の選定・契約

 

ステップ5-:移転完了まで

引越前日から当日はスムーズな引越ができるように荷物のラベリング(利用目的に合わせてシールを貼るなどして引越先でもスムーズな配置ができるようにする)などを実施しておきましょう。また、引越の後は旧オフィス、新オフィスのエレベーターなどの共有部分に傷をつけていないかなどを確認しましょう。
ラベリングの実施
オフィス移転の際の養生

 

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